GDPR y datos de los candidatos

¿Cuáles son sus obligaciones en virtud del RGPD en relación con los datos de los candidatos?

Si Beetween, como paquete de software ATS, tiene la obligación de asegurar sus datos, usted, por su parte, tiene la obligación de gestionar la modificación y eliminación de los datos de los candidatos. Hagamos balance.

Transparencia y derecho de modificación

Como empresa de contratación, tienes un deber de transparencia hacia los candidatos, dándoles la posibilidad de consultar, modificar y suprimir los datos que tienes sobre ellos. También debe informarles de la finalidad para la que se utilizará la información.

En cuanto al principio de finalidad, no tiene nada que hacer en general, salvo en el sitio de su carrera. De hecho, cuando un candidato rellena un formulario de solicitud, es obvio que sus datos personales se utilizarán para volver a ponerse en contacto con él y estudiar su candidatura. No obstante, recuerde incluir una página con la política de privacidad en su sitio profesional y especificar en los formularios que el solicitante acepta la política al enviar el formulario. Todas las bolsas de trabajo especifican este dato para validar la candidatura.

El derecho de acceso, modificación y supresión puede ejercerse de varias maneras. No está obligado a dar al solicitante acceso directo a sus datos. Con Beetween, cuando un candidato presenta su candidatura, recibe automáticamente un acuse de recibo de su solicitud (que puede personalizarse), incluida una dirección de correo electrónico de contacto para ejercer sus derechos sobre los datos personales. Por defecto, este correo electrónico es el de su cuenta. Sin embargo, puedes personalizarlo fácilmente accediendo a Configuración > Respuesta automática.

Contenido del mensaje RGPD:De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento RGPD de 25 de mayo de 2018, tiene derecho a acceder, comunicar, rectificar, actualizar y suprimir sus datos personales en cualquier momento. Para ello, envíe su solicitud a [indiquer adresse].

Conservación de datos

Además de la transparencia y el respeto de los deseos de los candidatos en relación con sus datos personales, también tiene la obligación de conservar dichos datos únicamente durante un «periodo razonable». Debido a la jurisprudencia, podemos estimar que este periodo es de unos 24 meses a partir de la fecha de la última actividad (este periodo está sujeto a cambios). Al final de este periodo, los datos del candidato deben ser eliminados.

Todas las operaciones realizadas en un fichero candidato no modifican la fecha de la última actividad. De hecho, no es deseable que se cambie el plazo si simplemente se quiere dejar un comentario en el historial.

Por lo tanto, sólo las siguientes acciones afectarán a la fecha de la última actividad:

  • Fusionar el registro con otro u otros registros
  • Añadir, modificar o eliminar un documento (CV, carta de presentación, etc.)
  • Añadir, modificar o eliminar una nota breve o una nota detallada (se excluyen las notas de historial).
  • Añadir, modificar o eliminar una etiqueta
  • Modificación de la clasificación por «estrellas
  • Respuesta a un aviso de la dirección generando un documento PDF
  • Respuesta al cuestionario del candidato
  • Cambio de los datos de contacto en el formulario de candidatura

Beetween establece un borrado automático al final de este periodo. Sin embargo, también puede eliminar perfiles de candidatos manualmente.

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